စာရင္းဆြဲရာမွာ စာရြက္စာတမ္းထိန္းသိမ္းမႈ႔ (Document Control) က အေရးၾကီးပါတယ္။ Recording လုပ္တဲ႔ ေနရာမွာ စာရြက္စာတမ္းေတြကို အေၿခခံၿပီးေတာ႔မွ စာရင္းသြင္းလို႔ ရမွာပါ။ သို႔ေပမယ္႔ စာရြက္စာတမ္းတိုင္းကို စာရင္းသြင္းစရာ လိုခ်င္မွ လိုမွာပါ။ သို႔ေပမယ္႔ လုပ္ငန္းမွာ အေၿခခံလိုအပ္တဲ႔ စာရြက္စာတမ္းေတြမွာေတာ႔
၁) Quotation (ေခၚေစ်းသတ္မွတ္ၿခင္း)
ဒါကေတာ႔ ကိုယ္ လိုခ်င္တဲ႔ ၊ ကိုယ္ Quote လုပ္ထားတဲ႔ ေစ်းနႈန္းကို ေဖာ္ၿပၿခင္းပဲ ၿဖစ္ပါတယ္။ ၀ယ္မည္႔သူကလည္း ကုိယ္႔ဆီက Quotation ေတာင္းသလို ကိုယ္ကလည္း ၀ယ္မယ္႔အခ်ိန္မွာ တစ္ဖက္က Quotation ကို ေတာင္းမွာပါ။ ဒါမွ Quotation အားလုံးကို နႈိင္းယွဥ္ၿပီး ကိုယ္နဲ႔ သင္႔ေတာ္ရာ ေစ်းနႈန္း (သို႔) ကိုယ္လိုခ်င္တဲ႔ Quality နဲ႔ ေစ်းအသက္သာဆုံးကိုပဲ ေရြးခ်ယ္မွာ ၿဖစ္ပါတယ္။
၂) Purchase Order
ဒါကေတာ႔ Quotation တစ္ခုကို ေရြးခ်ယ္ၿပီးၿပီဆိုရင္ေတာ႔ အမွာစာ (Purchase Order) ပို႔ရမွာ ၿဖစ္တယ္။ Quotation Reference ကုိ ညြန္းၿပီး အဲဒီေစ်းနဲ႔ ဘယ္ပစၥည္းကို ဘယ္နွစ္ခု မွာတဲ႔ သေဘာပါ။
၃) Sales Order
ဒါက Purchase Order ရၿပီးရင္ ေရာင္းမယ္႔ဖက္က Sales Order ၿပန္ထုတ္တာပါ။ သို႔ေပမယ္႔ လုပ္ငန္းေသးေတြမွာေတာ႔ Sales order ကို သိပ္ထုတ္ေလ႔မရွိပါဘူး။
၄) Goods Despatched Note or Deliver Order (DO)
ကုန္ပစၥည္းပို႔တဲ႔ အခါက်ရင္ သုံးတာပါ။ DO မွာ လက္ခံရရွိတဲ႔ သူက လက္မွတ္ထိုးရပါတယ္။ တစ္ရြက္ကို ၀ယ္သူကိုေပးခဲ႔ၿပီး ပစၥည္းပို႔တဲ႔ သူက ေနာက္တစ္ရြက္ကို ယူပါတယ္။ ဒါမွ ၀န္ထမ္းေတြ ေၿပာင္းသြားရင္ေတာင္ နွစ္ဦးနွစ္ဖက္ မွတ္တမ္း က်န္ေနမွာ ၿဖစ္တယ္။
၅) Goods Received Note
ပစၥည္းရရွိေၾကာင္း အတည္ၿပဳတဲ႔ စာရြက္စာတမ္းပါပဲ။ ဘယ္သူ႔ဆီက ဘယ္ပစၥည္းကို ဘယ္ေလာက္အေရအတြက္ လက္ခံရရွိတယ္ဆိုတာ ေဖာ္ၿပထားတာပါ။
၆) Invoice
ဒါကေတာ႔ အားလုံးအဆင္႔ေတြၿပီးမွ Invoice သို႔ ေၿပစာ ထုတ္တာပါ။ ဘယ္ေလာက္အေရအတြက္ကို ဘယ္ေစ်းနဲ႔ ဆိုတဲ႔ စုစုေပါင္း ေပးရမယ္႔ တန္ဖိုးကို ေဖာ္ၿပထားတာပါ။
၇) Credit Note or Debit Note
CN ကေတာ႔ ကုန္ေရာင္းၿပီး ၿပန္ပို႔ခံရတဲ႔ အခါ Invoice ကုိ တန္ဖိုးေလ်ာ႔ခ်င္တဲ႔ အခါမွာ ထုတ္ပါတယ္။ DN ကေတာ႔ ကုန္၀ယ္ ၿပန္ပို႔တဲ႔ အခါမ်ဳိးမွာ ထုတ္တာပါ။
၈) Remittance Advice
ဒါကေတာ႔ ေငြလႊဲေၿပစာပါ။
၉) Receipt Slip
ေငြရတဲ႔ အခါ ေငြရေၾကာင္း ေငြရေၿပစာ ထုတ္တာပါ။
ဒါကေတာ႔ လုပ္ငန္းလည္ပတ္မႈ႔မွာ ေန႔စဥ္ထိေတြ႔ေနရမယ္႔ စာရြက္စာတမ္းေတြ ၿဖစ္ၿပီး Source Documents လို႔လည္း ေခၚပါတယ္။ ေနာက္ပို႔စ္မွာေတာ႔ Basic Accounting Procedure ကို တင္ၿပပါ႔မယ္။
